„Krótkofalowiec jest postępowy” – tak brzmi jedno z radioamatorskich przykazań. Realizując tę maksymę, Zarząd 18 Oddziału Terenowego PZK w Rzeszowie, podjął decyzję o rezygnacji z papierowego obrotu dokumentów, na rzecz dokumentów tworzonych, podpisywanych i przechowywanych elektronicznie. Zmianę tą umożliwia przeprowadzona na XXVII Krajowym Zjeździe Delegatów modyfikacja zapisów statutu PZK. Uzyskaliśmy poparcie władz centralnych PZK, gdzie Zarząd Główny wprowadził już dedykowany adres e-mail do cyfrowego przekazywania dokumentów oraz określił akceptowane sposoby ich podpisywania.
Cyfrowy obrót dokumentów przyśpieszy i ułatwi pracę głównie skarbnikowi, który w cyklu miesięcznym jest zobowiązany przesyłać raporty finansowe oddziału, wraz z fakturami dokumentującymi wydatki i z odpowiednim opisem. Do tej pory było konieczne wysyłanie papierowych dokumentów do sekretariatu, zatem przejście na formę elektroniczną zaoszczędzi również wydatki pocztowe. W dzisiejszym zabieganym świecie, łatwiej będzie również sformalizować uchwały Zarządu, które zostaną podjęte na posiedzeniach realizowanych w trybie zdalnym.
Jednocześnie z wprowadzeniem cyfrowego obiegu dokumentów, Zarząd OT-18 podjął decyzję o przeprowadzeniu cyfryzacji istniejącego papierowego archiwum dokumentów oddziału. Wysiłkiem sekretarza OT-18, w okresie od marca do czerwca 2025, przeprowadzono segregację, skanowanie oraz archiwizację cyfrową, wraz z zabezpieczeniem kopii zapasowej, wszystkich papierowych dokumentów 18 Oddziału Terenowego. Niektóre dokumenty, pochodzące nawet z lat sześćdziesiątych XX wieku, stanowią już pewną wartość historyczną. Obecnie trwają konsultacje z Zarządem Głównym, mające na celu określenie sposobu postępowania z wersją papierową tych dokumentów, gdyż ich przechowywanie w odpowiednich warunkach wymaga pewnego zachodu. Rozważane są różne opcje, uwzględniające zarówno wiek i treść dokumentów, jak również ich wartość historyczną.
Zachęcamy wszystkich Członków 18 Oddziału Terenowego PZK oraz inne osoby kierujące korespondencję do Oddziału, do zapoznania się z instrukcją cyfrowego tworzenia i podpisywania dokumentów oraz kierowania oficjalnej, elektronicznej i podpisanej cyfrowo korespondencji do OT-18 na adres ot18@pzk.org.pl.